LES STATUTS DE LA S.G.Y.
CHAPITRE PREMIER : BUT ET DÉFINITION DE L’ASSOCIATION
Article I :
Il est fondé, entre ceux qui approuvent les présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, appelée : Société généalogique de l’Yonne. Sa durée est illimitée.
Article II :
Cette association a pour but :
a) de promouvoir la généalogie dans le département de l’Yonne.
b) de regrouper les généalogistes dans une structure d’entraide.
c) de faciliter les recherches généalogiques de ses membres.
d) de publier les travaux généalogiques de ses membres et
sympathisants.
Article III :
Le siège social de cette association est fixé au 27/4 place Corot, 89000 Auxerre. Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration, décision qui devra être ratifiée par l’assemblée générale.
CHAPITRE DEUXIÈME : COMPOSITION ET ADMISSION
Article IV :
Cette association se compose de :
a) membres fondateurs.
b) membres cotisants ordinaires (ou adhérents de base).
c) membres cotisants bienfaiteurs (ou adhérents de soutien).
d) membres honoraires.
Article V :
Pour faire partie de l’association, il faut être agréé par le bureau, lequel statue sur les demandes d’admission présentées. Les motifs des éventuels refus n’ont pas à être explicités aux demandeurs rejetés.
Article VI :
a) Sont membres fondateurs ceux qui ont formé le premier conseil d’administration de l’association. Ce titre est irrévocable et donne droit de participer à l’assemblée générale, mais pour bénéficier des services offerts par l’association les membres fondateurs doivent soit cotiser chaque année, soit acquérir l’honorariat.
b) Sont membres ordinaires ceux qui adhèrent en payant une cotisation annuelle de base, dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale.
c) Sont membres bienfaiteurs ceux qui adhèrent en payant une cotisation annuelle de soutien, dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale.
d) Sont membres honoraires ceux que le conseil d’administration a voulu distinguer pour les services notables qu’ils rendent ou ont rendus à l’association. Ces membres sont dispensés du paiement de la cotisation.
Article VII :
La qualité de membre fondateur est viagère et irrévocable. En revanche, la qualité de membre ordinaire, de membre bienfaiteur ou de membre honoraire se perd par :
a) le décès.
b) la démission.
c) la radiation, prononcée par le conseil d’administration pour motif grave, le membre intéressé ayant été invité préalablement à fournir des explications.
La qualité de membre ordinaire ou de membre bienfaiteur se perd en outre par :
d) la radiation, prononcée par le bureau pour non-paiement de la cotisation annuelle dans le temps fixé par le règlement intérieur de l’association.
CHAPITRE TROISIÈME : ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article VIII :
Le conseil d’administration :
a) L’association est dirigée par un conseil d’administration composé de 10 à 30 membres, élus pour deux ans par l’assemblée générale et choisis parmi les membres cotisants de l’association.
b) Le conseil d’administration est renouvelé par l’assemblée générale chaque année par moitié. Les membres sortants du conseil d’administration sont rééligibles.
c) En cas de défection, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement des membres du conseil faisant défaut. Il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des administrateurs intérimaires ainsi choisis prennent fin à la date où devait normalement expirer le mandat des administrateurs titulaires remplacés.
Le bureau de l’association :
d) Le conseil d’administration choisit parmi ses membres un bureau composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier, assistés éventuellement de vice-présidents, de secrétaires adjoints et de trésoriers adjoints qui sont classés par ordre d’ancienneté (ou ordre chronologique de leur prise de fonction).
e) Les membres du bureau sont élus par le conseil d’administration pour un an. Ils sont tous rééligibles.
f) En cas de défection du président, du secrétaire ou du trésorier, l’un des vice-présidents devient président intérimaire, l’un des secrétaires adjoints devient secrétaire intérimaire, et l’un des trésoriers adjoints devient trésorier intérimaire, ceci automatiquement et par ordre d’ancienneté de ces remplaçants comme assistants à la présidence, au secrétariat et à la trésorerie. S’il n’y a aucun poste d’assistant, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement du président, du secrétaire ou du trésorier en titre faisant défaut, conférant aux remplaçants la qualité de président intérimaire, secrétaire intérimaire ou trésorier intérimaire. En cas de conflit entre un titulaire et un intérimaire, le conseil d’administration tranchera.
Article IX :
a) Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an, sur convocation du président titulaire ou intérimaire, ou bien à la demande du quart au moins de ses membres.
b) Le bureau se réunit au moins une fois par trimestre, sur convocation du président titulaire ou intérimaire, ou bien à la demande du quart au moins de ses membres.
c) Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité des suffrages, la voix du président titulaire ou intérimaire est prépondérante.
d) Tout membre du bureau ou du conseil d’administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire et être remplacé.
Article X :
L’assemblée générale ordinaire :
a) L’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an, à une date fixée par le conseil d’administration.
b) Elle est convoquée quinze jours au moins avant la date prévue, ceci par le secrétaire titulaire ou intérimaire de l’association. L’ordre du jour est indiqué sur la convocation.
c) L’assemblée générale ordinaire est formée de tous les membres de l’association (qu’ils soient fondateurs, ordinaires, bienfaiteurs ou honoraires) qui sont présents à la réunion prévue ou qui s’y font représenter.
d) Pendant la réunion, le président titulaire ou intérimaire, entouré si possible des autres membres du bureau, préside l’assemblée générale ordinaire et lit le rapport moral de l’association pour l’année écoulée.
e) Le bilan financier de l’année écoulée est ensuite présenté par le trésorier titulaire ou intérimaire, commenté par le commissaire aux comptes chargé de la vérification de la trésorerie, puis il est soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire.
f) Le trésorier titulaire ou intérimaire présente alors le budget prévisionnel de l’année suivante, propose pour cette même année le montant des prochaines cotisations, puis soumet le tout à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire.
g) L’assemblée générale ordinaire délibère enfin sur les questions qui figurent à l’ordre du jour, et procède au remplacement des membres sortants du conseil d’administration.
h) Ne sont traitées, lors de l’assemblée générale ordinaire, que les questions inscrites à l’ordre du jour.
i) Aucun quorum ne doit être atteint pour que les délibérations soient valides : les décisions sont prises à la majorité des membres présents et représentés à la réunion, quel que soit leur nombre.
j) Tous les membres de l’association qui ne peuvent assister à l’assemblée générale ordinaire peuvent s’y faire représenter, en adressant un pouvoir à l’un des membres présents.
k) Chaque membre présent ne peut détenir qu’un nombre limité de pouvoirs, dont le nombre exact est fixé par le règlement intérieur de l’association.
Article XI :
L’assemblée générale extraordinaire :
a) Une assemblée générale extraordinaire peut être réunie, sur convocation du président titulaire ou intérimaire, ou bien à la demande du quart au moins des membres de l’association.
b) Elle est convoquée quinze jours au moins avant la date prévue, avec indication de l’ordre du jour.
c) L’assemblée générale extraordinaire est formée de tous les membres de l’association qui sont présents à la réunion prévue ou qui s’y font représenter.
d) Le président titulaire ou intérimaire préside l’assemblée générale extraordinaire.
e) L’assemblée générale extraordinaire délibère sur les questions qui figurent à l’ordre du jour.
f) Les décisions sont prises à la majorité des membres présents et représentés, quel que soit leur nombre.
g) Tous les membres de l’association qui ne peuvent assister à l’assemblée générale extraordinaire peuvent s’y faire représenter, en adressant un pouvoir à l’un des membres présents.
h) Chaque membre présent ne peut détenir qu’un nombre limité de pouvoirs, dont le nombre exact est fixé par le règlement intérieur de l’association.
Article XII :
Règlement intérieur :
a) Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration, et approuvé par l’assemblée générale.
b) Ce règlement fixe les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux ayant trait à l’administration interne de l’association.
CHAPITRE QUATRIÈME : ORGANISATION FINANCIÈRE
Article XIII :
Les produits de l’association comprennent :
a) les cotisations annuelles versées par les membres ordinaires, bienfaiteurs, voire fondateurs.
b) les ventes de publications et autres productions financées par l’association.
c) les dons accordés par des particuliers ou des organismes privés.
d) les subventions de l’État, des régions, des départements et des communes.
e) toutes autres ressources compatibles avec la loi.
Les charges de l’association comprennent :
a) les frais d’imprimerie.
b) le remboursement des frais engagés par les membres mandatés par le conseil d’administration.
c) la location de locaux destinés à abriter le siège social de l’association.
d) la rétribution d’employés engagés par l’association.
e) tout autre frais de fonctionnement et d’investissement, et autres dépenses compatibles avec la loi.
Article XIV :
Il est tenu au jour le jour, par le trésorier titulaire ou intérimaire, une comptabilité deniers par produits et par charges, et une comptabilité matières s’il y a lieu.
CHAPITRE CINQUIÈME : MODIFICATIONS ET DISSOLUTION
Article XV :
a) Le président doit faire connaître dans les trois mois, à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l’arrondissement où l’association a son siège social, tous les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association, ainsi que toutes les modifications apportées à ses statuts.
b) Ces modifications et changements sont consignés sur un registre spécial, coté et paraphé.
c) Les registres de l’association et ses pièces de comptabilité doivent être présentés, sur toute réquisition du préfet, à lui-même ou à son délégué, ou à tout autre fonctionnaire accrédité par lui.
Article XVI :
a) La dissolution de l’association ne peut être prononcée que par une assemblée générale extraordinaire, qui doit être convoquée spécialement à cet effet.
b) L’association ne peut être dissoute que si les deux tiers au moins des membres présents à cette assemblée générale extraordinaire se prononcent en faveur de sa dissolution.
c) L’assemblée générale extraordinaire désigne alors un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
d) La dissolution doit faire l’objet d’une déclaration à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l’arrondissement où l’association avait son siège social.